Tässä asiakirjassa kerrotaan tällä sivustolla (”sivusto”) vierailevien käyttäjien sekä Namina Oy:n (”Namina”) tarjoamien palveluiden käyttäjien henkilökohtaisten tietojen käsittelystä.
Tämä tietosuojailmoitus koskee ainoastaan tämän sivuston käytön yhteydessä saatuja henkilötietoja. Tällä sivustolla olevien linkkien kautta mahdollisesti saavutettavien kolmansien osapuolten sivustot toimivat kyseisen sivun ylläpitäjän antamien tietosuojailmoitusten mukaan. Käyttäjiä kehotetaan lukemaan kyseiset tietosuojailmoitukset ennen kolmansien osapuolien sivustoilla vierailemista.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Namina Oy:n (2708623-8), jonka rekisteröity toimipaikka on osoitteessa Tehtaankatu 12 00140 Helsinki.
2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
(1) käyttäjän toivomien palveluiden toteuttamista varten (esim. silloin kun vastataan käyttäjän tiedusteluihin tai sivun käyttäjä tekee Naminan palveluita koskevan ajanvarauksen)
(2) markkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostitse tai tavallisella postilla (jos käyttäjä ilmoittaa osoitteensa) uutiskirjeitä ja/tai kaupallisia tarjouksia tai tietoja Naminan tuotteista ja palveluista tai sen järjestämistä tapahtumista.
Käsittelyllä saatetaan tarkoittaa yhtä tai useampaa seuraavista toimenpiteistä: tietojen keräys, tallentaminen, järjestäminen, rekisteröinti, tutkiminen, säilyttäminen, käsittely, muokkaaminen, valinta, käyttö tai poistaminen.
Henkilötietojen luovuttaminen on vapaaehtoista ja niiden käsittely Naminan toimesta perustuu siihen, että rekisteröity on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn.
Tietojen antaminen on kuitenkin välttämätöntä, jos haluaa käyttää Naminan ajanvarausjärjestelmää. Lisäksi välttämättömiksi merkittyjen tietojen antaminen yhteydenottopyynnön vaiheessa (esim. yhteydenottotiedot, pyytäjän nimi ja sähköpostiosoite) on tarpeen, jos käyttäjä edellyttää, että hänen viestiinsä vastataan. Käyttäjän lähettämistä pyynnöistä riippuen Namina saattaa tarvita myös lisätietoja. Näiden lisätietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta jos lisätietoja ei anneta, Naminan on ehkä vaikeaa tai mahdotonta vastata käyttäjän pyyntöihin.
Jos käyttäjä haluaa tilata uutiskirjeen ja/tai vastaanottaa kaupallisia yhteydenottoja, on sähköpostiosoitteen antaminen välttämätöntä.
Käyttäjän tietojen antaminen tapahtuu täyttämällä varausjärjestelmään siellä kysytyt käyttäjän tiedot. Jos käyttäjä on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn myös markkinointitarkoituksia varten, kyseisiä tietoja voidaan käsitellä myös Naminan palveluja koskevien tilasto-, mielipide- sekä markkinatutkimusten tekemistä varten.
3. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT
Sivuston palveluihin liittyvät käyttäjän antamat henkilötiedot tallennetuvat Naminan ylläpitämään järjestelmään automaattisesti. Yllä ilmoitettujen tarkoitusten toteuttamiseksi tietoja käsittelevät Naminan hallinnollinen ja kaupallinen henkilöstö sekä tietojenkäsittely- ja muita palveluita Naminalle toimittavat yritykset ja niiden henkilökunta (esim. sähköistä markkinointia, sivustojen ylläpito- ja hallintapalveluja sekä varausjärjestelmän toimittavat tahot). Namina on tehnyt ulkopuolisten käsittelijöiden kanssa EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.
Vastaanotettuja ja käsiteltäviä tietoja ei edellä mainitun lisäksi luovuteta kolmansille osapuolille, ellei kyse ole tiedoista, joita ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön tai jos luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen määräykseen. Tämän lisäksi tietoja voidaan käsitellä ja ne voivat siirtyä yritysjärjestelyiden (kuten liiketoiminnan siirtyminen, fuusio tai jakautuminen) yhteydessä.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, salasanoin ja tarvittavin teknisin toimenpitein suojatuilla Naminan tai sen palveluntuottajan palvelimella. Henkilötietoja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitomääräyksiä ja Naminan edellyttämiä tietosuojaan liittyviä menettelytapoja. Tietoja ei niitä luovuteta EU:n tai ETA – alueen ulkopuolelle.
4. TIETOSUOJA
Namina käsittelee antamiasi henkilötietoja riittävin ja ajan tasalla olevin teknisin ja organisatorisin suojaustoimin. Naminan tarkoituksena on minimoida tietojen tuhoutumisen, katoamisen, luvattoman käsittelyn, niihin pääsyn tai ilmoitetuista tarkoituksista poikkeavan käsittelyn vaarat. Käyttäjien tulee kuitenkin olla tietoisia siitä, että internetin käytössä on aina olemassa tietosuojariskejä, eikä täydellistä tietoturvaa voida taata.
5. LISÄTIETOJA
Naminan palveluun rekisteröityneiden henkilöiden tietojen säilytysaika määritellään niiden käyttötarkoituksen mukaan. Mikäli tietojen luovuttaminen sivuston kautta johtaa sopimussuhteeseen Naminan kanssa, sovelletaan henkilötietojen säilyttämiseen näissä tapauksissa voimassaolevaa lainsäädäntöä (kuten esimerkiksi kirjanpitolakia). Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja hänellä on oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään lähettämällä tällaista pyyntöä koskeva sähköpostiviesti alla yksilöityyn sähköpostiosoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, mutta se ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröity voi myös erikseen vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, mikä ei vaikuta Naminan palveluiden käyttöön muutoin. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä käsittelyä koskeva valitus valvontaviranomaiselle, eli tietosuojavaltuutetulle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 00520 Helsinki tai tietosuoja@om.fi). Henkilötietojen luovuttaminen ei perustu lakisääteiseen vaatimukseen. Varausjärjestelmässä kysyttyjen tietojen luovuttaminen on kuitenkin edellytys sille, että voit tehdä sopimuksen Naminan kanssa ja tilata haluamasi palvelun. . Luovutettuja tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, kuten profilointiin.
Edellä mainittuja oikeuksia käyttääkseen käyttäjä voi ottaa suoraan yhteyttä kirjoittamalla osoitteeseen asiakaspalvelu@namina.fi.
6. INTERNETIN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT TIEDOT – EVÄSTEET
Internetin käyttöä koskevat tiedot
Sivuston toimintaa varten käytetyt tietojärjestelmät ja ohjelmat keräävät jonkin verran tiettyjä henkilötietoja, joiden lähettäminen kuuluu internetin tiedonsiirtoprotokolliin. Tällaisia ovat esimerkiksi sivustolla vierailevien käyttäjien tietokoneiden IP- tai toimialueosoitteet, pyydettyjen resurssien URI-osoitteet (Uniform Resource Identifier). Lisäksi tietojärjestelmät ja ohjelmat voivat kerätä palvelimelle tietoja pyyntöjen ajoista, pyynnön menetelmistä, vastaukseksi saatujen tiedostojen koosta palvelimen vastauksen tilan selvittävistä numerokoodeista(valmis, virhe, jne.), ja muista parametreistä, jotka liittyvät käyttäjän käyttöjärjestelmään ja verkkoon.
Näitä tietoa ei kerätä tai käytetä käyttäjän tunnistamiseen, mutta luonteensa vuoksi käyttäjän tunnistaminen voi olla mahdollista käsittelemällä ja yhdistämällä näitä tietoja kolmansien osapuolten hallinnoimien tietojen kanssa.
Namina käyttää näitä tietoja ainoastaan sivuston käytön anonyymiä tilastointia varten ja jotta voitaisiin varmistaa sivuston oikeanlainen toimivuus. Kyseisiä tietoja voidaan lisäksi käyttää sivustoa koskevien tietoturva- tai muiden rikosten selvittämiseen. Muissa kuin rikoksen selvittämistä koskevissa tapauksissa sivuston kontakteja koskevat tiedot poistetaan heti käsittelyn tai viimeistään seitsemän päivän kuluessa.
Evästeet
Joissakin tapauksissa Namina kerää henkilötietoja eri tekniikoita käyttäen, mukaan lukien evästeet. Evästeet koostuvat sivuston selaimelle (joka saattaa olla oma selaimesi) lähettämistä tiedoista. Tämä tieto voidaan tallentaa tietokoneelle (joka voi olla oma tietokoneesi) tunnisteilla, joista voidaan tunnistaa tietokone, mutta ei käyttäjää. Evästeiden käyttö edellyttää suostumustasi. Evästeiden käyttö perustuu suostumukseesi, mikäli käyttämäsi selaimen asetukset on tehty niin, että sinun pitää erikseen hyväksyä evästeiden käyttö.
Sivuston eräät sivut käyttävät evästeitä, joiden lähettäjinä on Namina tai kolmannet osapuolet, sekä muita tekniikoita, joiden tarkoituksena on mahdollistaa sivuston toiminta ja parantaa sen käytettävyyttä sekä tutkia sivuston käyttöä tilastollisesti.